POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – CENTRO COLOMBIANO DE LA CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN DIALOGANDO

ENTIDAD RESPONSABLE

• Razón Social: CENTRO COLOMBIANO DE LA CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICION DIALOGANDO
• NIT: 901.828.012-1
• Dirección: Carrera 16 # 61A – 17, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo electrónico: info@conciliaciondialogando.com ; conciliacion.dialogando@gmail.com
• Teléfono: (+57) 601 2671727
• WhatsApp: 3012231082

El CENTRO COLOMBIANO DE LA CONCILIACION Y AMIGABLE COMPOSICIÓN
DIALOGANDO (en adelante DIALOGANDO), es una entidad sin ánimo de lucro, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá con el número 00379258 del Libro I, cuyo objeto social es apoyar la solución efectiva de los conflictos entre los ciudadanos a través de: (I) la creación y operación de centros de conciliación, amigable composición y arbitraje; (II) la promoción e implementación de estrategias para la prevención de conflictos y controversias; (III) la promoción, el uso, acceso, difusión y conocimiento de los mecanismos alternativos de resolución de conflictos que permita la ley; (IV) el desarrollo de proyectos sociales, jurídicos, educativos, económicos, culturales, ambientales, tecnológicos, comunitarios e investigativos para promover la paz, la convivencia, la seguridad, la protección y el respeto derechos humanos, la cultura, la educación, la participación social y comunitaria y la reconstrucción de tejido social.

ALCANCE: Somos responsables del tratamiento de los datos personales que recopilamos en la entidad y en el Centro de Conciliación DIALOGANDO, a través de formularios físicos o electrónicos, correos electrónicos, teléfonos, whatsApp, redes sociales, plataformas virtuales, entre otros. La presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de sus datos personales tratados por DIALOGANDO en desarrollo de su objeto social .y es aplicable a todos los datos personales que son recolectados, recibidos, transmitidos o transferidos y en general tratados en el marco de tu relación con DIALOGANDO, ya sea manualmente o de forma automatizada

QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LOS UTILIZAMOS: Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse a: nombre(s) y apellido(s), tipo y número de identificación, género, dirección de correo electrónico, dirección, número de teléfono fijo y/o celular, fecha de nacimiento, edad o rango de edad, fecha de expedición del documento de identidad, información que haya compartido con nosotros sobre usted, por ejemplo, a través de redes sociales o servicios de mensajería instantánea, datos relacionados con su navegación en nuestro sitio web (dirección IP, información de navegador, información de su dispositivo, localización), entre otros. Igualmente, si ejerce alguno de sus derechos legales en virtud de la Ley 1581 de 2012 (LEPDP), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos.

Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, consultados, procesados, reportados, suprimidos, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y/o transferidos a terceros o aliados, dentro y/o fuera de Colombia y en general tratados de forma manual o automatizada para ejercer las funciones de la entidad y del Centro de Conciliación DIALOGANDO, consagradas en las normas aplicables y específicamente para las siguientes finalidades:

1. Gestión de los Procesos de Conciliación

◦ Identificación y registro de las partes involucradas en el trámite conciliatorio.
◦ Recolección de información para el análisis y resolución del conflicto.
◦ Notificación de audiencias, citaciones y demás actos procesales.
◦ Elaboración, firma y archivo de actas de conciliación.

2. Cumplimiento de Obligaciones Legales y Regulatorias

◦ Reportes ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y otras entidades de control.
◦ Conservación de documentos y expedientes según los tiempos exigidos por la ley.
◦ Respuesta a requerimientos judiciales o administrativos relacionados con la conciliación.

3. Atención a Consultas, Peticiones, Quejas y Reclamos

◦ Atención de solicitudes de información por parte de usuarios, conciliadores y terceros.
◦ Gestión de quejas o reclamos relacionados con el servicio de conciliación.

4. Seguridad y Control Interno

◦ Verificación de identidad para evitar suplantaciones o fraudes.
◦ Grabación de audiencias (cuando sea necesario y con autorización de las partes).
◦ Protección de la integridad de los documentos y registros del centro.

5. Actividades Académicas

◦ Registro y contacto con profesionales e interesados en las actividades académicas
◦ Organización de eventos, seminarios o capacitaciones en conciliación.

6. Contacto y Comunicación

◦ Envío de recordatorios de audiencias y plazos procesales.
◦ Comunicación con conciliadores, usuarios y terceros vinculados al proceso.
◦ Divulgación de información institucional sobre el Centro de Conciliación.

Finalidades Usuarios Centro Colombiano de La Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición DIALOGANDO: 1. Registrarlo como usuario del Centro de Conciliación 2. Llevar el registro de los procesos y servicios del Centro de Conciliación. 3. Adelantar actividades de envío y solicitud de información, facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los servicios prestados. 4. Ofrecer productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial. 5. Promover la competitividad empresarial, en temas de formalización, emprendimiento y fortalecimiento empresarial. 6. Desarrollar los eventos que impacten el fortalecimiento empresarial y venta de servicios. 7. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), serviciosde mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 8. Tratamiento de datos personales en las grabaciones en audio y video de las reuniones y audiencias de conciliación a través de la plataformas virtuales que utiliza el Centro de Conciliación.

Finalidades Conciliadores, Árbitros, Amigables Componedores y Secretarios del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición: 1. Llevar el registro de los conciliadores, árbitros, amigables componedores y secretarios adscritos al Centro de Conciliación, los cuales ejercen funciones jurisdiccionales acorde con la ley. 2. Contactarlos para ejecutar los procesos del Centro de Conciliación de una manera adecuada. 3. Gestionar administrativamente la información de conciliadores, árbitros, amigables componedores y secretarios en las operaciones económicas, financieras y contables que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los servicios prestados. 4. Desarrollar eventos y actividades de capacitación, actualización y venta de servicios que impacten el fortalecimiento del Centro de Conciliación. 7. Adelantar actividades de para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas.

Finalidades Clientes y Comunidad en General: 1. Gestionar, seguir y actualizar la solicitud de participar en cualquier evento y/o servicio que desarrolle la entidad o el Centro de Conciliación o sus aliados, organizadores y/o posibles patrocinadores, cuyas marcas, nombres y logos son visibles en el desarrollo del evento y/o servicio. 2. Enviar mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o mensajes previos al inicio de la participación en el evento y/o servicio de su interés. 3. Adelantar actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los eventos y/o servicios prestados por la Cámara. 4. Ofrecer productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial del Centro de Conciliación o de la entidad o sus aliados, organizadores y/o posibles patrocinadores, cuyas marcas, nombres y logos son visibles en el desarrollo del evento/servicio.
5. Promover la competitividad empresarial, en temas de formalización, emprendimiento y fortalecimiento empresarial. 6. Desarrollar los eventos que impacten el fortalecimiento empresarial y venta de servicios. 7. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 8. Ofrecerle marketing relevante, enviar publicidad física o digital de los servicios de la entidad o del Centro de Conciliación, mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea, o llamadas telefónicas. 9. Desplegar acciones de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes, analítica, investigación y tendencias de mercado que permitan a sus aliados conocer mejor a sus consumidores y/o usuarios; y a éstos obtener mayores beneficios en una red más amplia de ofertas en el mercado. 10. Informar de aquellas noticias, actividades, eventos y proyectos que gestiona la entidad o el Centro de Conciliación para la comunidad en general. 11. Comunicar los logros, metas y el cumplimiento de sus funciones en eventos especiales. 12. Llevar registros de asistencia a los eventos o a programas especiales que constituyan prueba de su realización.
13. Informar a la comunidad en general, o legítimos interesados, sobre las actividades que desarrolla DIALOGANDO en ejecución de su objeto social y que involucra el registro de las actividades a través de fotografías, videos, grabaciones. 14. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 15. Llevar el registro de las personas que ingresan a las instalaciones del Centro de Conciliación.

Finalidades Empleados: 1. Desarrollar y gestionar los procesos internos de vinculación y desvinculación de los empleados. 2. Vinculación al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación familiar de los empleados y su núcleo familiar. 3. Gestionar riesgos empresariales. 4. Cumplir con el proceso de nómina: pago de salarios, prestaciones sociales, afiliaciones, beneficios legales y/o extralegales, entre otros requeridos. 5. Desarrollar estrategias y actividades de bienestar personal, familiar y mejoramiento de sus condiciones de vida. 6. Conocer y analizar las competencias de los empleados para contribuir al desarrollo de un plan de crecimiento personal y profesional dentro de la organización. 7. Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de la organización. 8. Recolectar evidencia y logs respecto de las actividades realizadas en los sistemas de información y/o redes propias o de terceros. 9. Incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de la entidad y del Centro de Conciliación.

Finalidades proveedores y contratistas: 1. Gestionar contractualmente las adquisiciones de bienes y servicios demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de funciones delegadas. 2. Gestionar administrativamente la información de proveedores en las operaciones económicas, financieras y contables que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los procesos contractuales.. 3. Cumplir con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5. Realizar informes estadísticos que permitan identificar y mitigar riesgos laborales.

Videovigilancia: Captura de datos personales como imagen y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) para brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado y grabaciones en audio y video de las reuniones y audiencias de conciliación a través de la plataformas virtuales que utiliza el Centro de Conciliación.

Datos sensibles o de menores de edad: Si en el ejercicio de las funciones delegadas a la Cámara, llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles, especialmente protegidos o de menores de edad, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados.

DIALOGANDO tratará datos sensibles o especialmente protegidos cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Adicionalmente, para el tratamiento de datos sensibles o especialmente protegidos, DIALOGANDO cumplirá con las siguientes obligaciones:Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

DIALOGANDO tratará datos de menores de edad cuando:

• Estos sean de naturaleza pública.
• El tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: Implementamos medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de acceso no autorizado, pérdida o alteración. El acceso a los datos está restringido a personas autorizadas que estén sujetas a obligaciones de confidencialidad.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS: Los datos personales podrán ser transferidos a terceros cuando sea necesario para la ejecución de un contrato o por exigencia legal. En estos casos, se garantizará que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de protección de datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONA Y PROCEDIMIENTO APLICABLE

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPDP.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El acceso está sujeto a los límites del artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Unificado en el Decreto 1074 de 2015.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Procedimientos:

• Consulta. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no podemos atender una consulta dentro del plazo, informaremos al interesado las razones antes del vencimiento del plazo, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamo. Los Titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información almacenada en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de deberes y principios en la normativa sobre protección de datos personales. Los reclamos podrán presentarse de forma directa o al encargado del tratamiento de datos. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la solicitud sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. Si el reclamo no es de nuestra competencia, se dará traslado en un máximo de dos (2) días hábiles, informando al titular. Al recibir el reclamo completo, incluiremos en la base de datos una leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CANALES DE ATENCIÓN: Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

• Formulario de Contáctenos que se encuentra en nuestra página web: www.conciliaciondialogando.com. Sección “Contáctenos”.
• Correo electrónico: info@conciliaciondialogando.com ; conciliacion.dialogando@gmail.com
• Teléfono: (+57) 601 2671727
• WhatsApp: 3012231082
Toda solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes
• Número de identificación
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes
• Descripción de la solicitud
• Presentarse a través de los canales establecidos en la presente política.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente política fue aprobada por la Asamblea de la Corporación y empezó a regir a partir del 1 de febrero de 2025.